mybd facturen stelt je in staat om een factuur direct per e-mail naar jouw klant te sturen.
Dat is heel erg handig natuurlijk, vooral ook in combinatie met betalen via iDEAL !
Het “paperless office” is de toekomst!

Het doel van deze functie is om middels een simpele maar doeltreffende manier een definitieve factuur (evt. inclusief de urenstaat) als PDF bijlage op te sturen naar de betreffende klant.

Let op: mybd Facturen bewaart de verzonden bijlagen niet en kent geen “Verzonden Items”.
Voor een nadere toelichting, lees hierover meer in de beperkingen.

Vereisten om de e-mail functionaliteit te gebruiken

1. Bij de klant in mybd moet uiteraard een geldig e-mail adres ingevoerd zijn.
   Het is tevens aan te raden om een zinnige “e-mail aanhef” in te voeren, zodat deze automatisch in de e-mail als aanhef gebruikt kan worden. Bijvoorbeeld: “Beste Terry”.
   Deze klanteigenschappen kan je instellen bij Mijn klanten.
   .
2. De e-mail instellingen moeten minimaal eenmaal ingesteld worden. Als je dit nog niet gedaan hebt en toch een e-mail probeert te sturen, zal mybd je daar vanzelf op wijzen.

De e-mail instellingen

Klik op het instellingen icoontje en kies voor de menu optie “E-mail instellingen”

Bij de instelling “Afzender adres” vul je jouw eigen e-mail adres in. De factuur e-mail zal deze gebruiken als Afzender en je zult op dit adres een Bcc krijgen van de e-mail.
Het vinkje “standaard urenstaat meesturen” kan je aanzetten als je wilt dat het meesturen van de urenstaat standaard aangevinkt is (indien een urenstaat van toepassing is).

Tenslotte kan je onder E-mail sjabloon het standaard sjabloon aanpassen.
De tekst $$email-aanhef$$ zal worden vervangen door de aanhef van de klant.
Hierin is ook standaard al een iDEAL plaatje opgenomen welke al automatisch de iDEAL betaal link krijgt. Dat hoef je dus niet meer zelf in te stellen. Als je geen gebruik wilt maken van dit plaatje maar zelf een eigen link wilt maken in het sjabloon, voer dan als URL van de link $$mollielink$$ in, dan zal mybd hier automatisch de juiste link van maken.
Als je geen gebruik maakt van het betalen via iDEAL kan je dit plaatje simpelweg uit het sjabloon verwijderen.

Vergeet tot slot niet op de knop Opslaan te drukken natuurlijk!

Het verzenden per e-mail gebruiken

Zodra een factuur definitief is, komt de Verzenden per e-mail knop beschikbaar.

Na drukken op deze knop, zal de facturen e-mail editor verschijnen. Deze biedt hetvolgende:

• Indien mybd deze factuur al eens eerder heeft verstuurd, verschijnt een rode melding.
• Het onderwerp kan, indien gewenst, gewijzigd worden.
• Controleer of het juiste factuur sjabloon is geselecteerd.
• Indien er een urenstaat van toepassing is, kan deze aan- of uitgevinkt worden.
• De e-mail wordt aan de hand van het ingestelde e-mail sjabloon getoond. Je kan hierin nog wijzigingen aanbrengen indien gewenst.
• Wanneer je alles hebt gecontroleerd en in orde is, druk je op de knop Versturen

Beperkingen van de e-mail functionaliteit

Er zijn een aantal beperkingen, omdat we uiteraard niet een volledig e-mail pakket met alle functies (bv zoals Outlook) implementeren, maar een duidelijk en simpel doel willen bereiken.

1. De opmaak mogelijkheden zijn voldoende, wel maar enigzins beperkt. Dat wil zeggen dat wanneer je bijvoorbeeld gewend bent met Outlook Email Templates te werken of hele ingewikkelde onderschriften met allerlei logo’s en plaatjes gebruikt, de mybd facturen e-mail functie niet zomaar 1-op-1 dezelfde uitvoer zal willen produceren.
   .
2. Het is niet mogelijk plaatjes naar mybd facturen te uploaden voor in de e-mail. Echter, wanneer je jouw plaatjes op een online locatie kunt zetten (bv. je eigen website of een image upload service zoals http://nl.tinypic.com) dan kan je deze wel invoegen d.m.v. de URL van het plaatje.
   .
3. Er zijn geen “Verzonden Items”. mybd bewaart de uitgaande e-mail niet. We raden je daarom aan geen aanvullende vragen of informatie in de factuur e-mail te zetten, maar voor overige communicatie met jouw klant je eigen e-mail programma te gebruiken.
   .
4. mybd bewaart de opgestuurde PDF niet! De e-mail zal als kopie naar jouw ingestelde e-mail adres worden gestuurd (Bcc). Voor de administratieve bewaarplicht ben en blijf je zelf verantwoordelijk.
   .
5. Als mybd meldt dat de e-mail succesvol is verstuurd geeft dit geen garantie dat de e-mail ook daadwerkelijk bij de geadresseerde zal worden afgeleverd. mybd levert (net als bijvoorbeeld Outlook dat doet) de e-mail af aan de juiste mailserver. De verdere afhandeling en bezorging daarvan is buiten ons bereik; maar dit is inherent aan alle e-mail.
   Indien bij de bezorging een fout optreedt (bv. mailbox vol) dan zal de betreffende provider dit rechtstreeks berichten op het door jou ingestelde e-mail adres.
   .